Ordine vuol dire che tutte le partite siano disposte ciascuna al luogo suo, acciò che facilmente si trovi ogni cosa.
Han pasado seis meses desde que Marco abrió subottegaen Venecia. Lo que empezó como una modesta tienda de telas se ha convertido en algo más complejo. Ahora, además detessuti(telas de seda, lana y lino), Marco comerciaspezie(pimienta, canela, azafrán) que llegan en los barcos del Levante, y de vez en cuando recibe un lote depietre(rubíes y esmeraldas) que un mercader armenio le consigna para reventa.
El problema es que sus anotaciones se han vuelto un desorden. En el mismo cuaderno mezcla los pagos a proveedores con los cobros de ventas, las monedas en la caja con las telas en el almacén, las deudas que le deben los clientes con las que él debe a Giovanni el especiero.
Un domingo, después de misa en San Marco, Marco visita a Pacioli con su cuaderno manchado de tinta. El fraile lo hojea con una mueca que oscila entre la compasión y el horror.
—Figlio mio—dice Pacioli, cerrando el cuaderno con un golpe seco—. Lo que necesitas no son más páginas. Lo que necesitas esorden. Necesitas uncatalogo.
Pacioli toma un pergamino en blanco y dibuja un rectángulo grande.
—Imagina que este rectángulo es un cofre —dice—. Dentro de este cofre solo guardas una cosa: los movimientos de tus monedas. Cada vez que entran monedas a tu caja, lo anotas aquí. Cada vez que salen, lo anotas aquí. A este cofre lo llamamoscuenta.
Luego dibuja otro rectángulo. —Este cofre es para tus telas. Cuando compras telas, anotas aquí. Cuando las vendes, anotas aquí. Y este otro —dibuja un tercero— es para lo que te deben tus clientes.
Unacuentaes, entonces, una categoría donde se agrupan todos los movimientos de un mismo tipo. La cuenta deCassa(caja o bancos) acumula todo el efectivo. La cuenta deMercanzie(mercancías) acumula todo el inventario. La cuenta deVendite(ventas) acumula todos los ingresos por ventas.
—Sin cuentas separadas —advierte Pacioli—, tu cuaderno es un río donde todos los peces nadan juntos. Con cuentas, cada pez está en su estanque. Puedes contar las truchas sin que se mezclen con las carpas.
Para que Marco vea la idea en acción, Pacioli toma la cuenta más importante de cualquier negocio: laCassa. En los libros de Marco, la llamaremosBancos, porque ahí registra tanto las monedas en su cofre como los depósitos en la banca de los Medici.
—Mira —dice Pacioli, trazando la forma de T que Marco ya conoce—. Aquí están los movimientos de tu caja en este último mes:
Marco lee la cuenta: recibió 50,000 ducados de capital inicial, 10,000 de una venta de telas, 8,000 de un cobro a un cliente. Pagó 6,000 al carpintero, 15,000 a Giovanni por especias, y 2,000 de alquiler. El saldo es 45,000 ducados.
—¿Ves? —dice Pacioli—. En un solo vistazo puedes saber exactamente cuánto efectivo tienes. Sin buscar entre cientos de anotaciones desordenadas.
Pacioli pone cara seria. —Ahora viene la parte que debes memorizar como memorizas el Padrenuestro. Cada cuenta tiene unanaturaleza: o es <span class="debit">deudora</span>, o es <span class="credit">acreedora</span>. Esta naturaleza determina cómo se comporta.
—Las cuentas de lo queposeesy lo quegastasson de naturaleza <span class="debit">deudora</span>: crecen cuando les agregas un cargo (lado izquierdo) y disminuyen con un abono (lado derecho).
—Las cuentas de lo quedebes, tupatrimonio, y lo queganasson de naturaleza <span class="credit">acreedora</span>: crecen cuando les agregas un abono y disminuyen con un cargo.
Marco estudia la tabla unos momentos y levanta la mano. —Entonces, si pago el alquiler, la cuenta de Bancosdisminuyecon un abono (porque es deudora), y la cuenta de Alquileraumentacon un cargo (porque los gastos también son deudores). ¿Correcto?
Pacioli sonríe ampliamente. —Bravo, Marco. Bravo.
—Ahora que entiendes qué es una cuenta y cómo se comporta —continúa Pacioli—, necesitas organizarlas. Un mercader con tres cuentas puede llevarlas en la cabeza. Pero tú ya tienes efectivo, inventario de telas, inventario de especias, deudas de clientes, deuda con Giovanni, capital, ventas, gastos de alquiler, gastos de transporte...
Marco cuenta con los dedos. —Al menos diez cuentas, y sigue creciendo.
—Exacto. Por eso necesitas uncatálogo de cuentas—dice Pacioli—. Es la lista maestra de todas las cuentas que usa tu negocio, organizadas por tipo. Es elindicede tus libros contables: te dice qué cuentas existen, de qué tipo son, y dónde encontrar cada una.
Pacioli le explica a Marco un sistema elegante para numerar las cuentas. Cada cuenta recibe un código numérico que la identifica y revela, con solo mirarlo, de qué tipo es.
—El primer dígito te dice la familia —explica Pacioli—. Como las casas de los nobles: si el apellido empieza con «M», sabes que es un Medici o un Morosini. Si el código empieza con «1», sabes que es un activo.
—Así —dice Pacioli, señalando el rango 1000—, si ves el código 1300, sabes inmediatamente que es un activo, sin tener que leer el nombre. Si ves 5200, sabes que es un gasto.
Con estos principios, Pacioli ayuda a Marco a construir su primer catálogo de cuentas. El fraile insiste en que sea completo pero no excesivo:"Cada cuenta debe justificar su existencia. No crees cuentas que no usarás."
Marco estudia el catálogo con satisfacción. —Diecisiete cuentas. Cada una con un lugar propio. Puedo ver todo mi negocio de un vistazo.
—Adesso sì—asiente Pacioli—. Ahora tienes un mapa. Cada ducado que entre o salga de tu negocio tiene un destino claro.
Para que Marco vea cómo el catálogo organiza la información, Pacioli le pide que imagine las cuentas de inventario como tres cofres separados. En cada uno, solo se guardan los movimientos de esa mercancía:
—Ahora dime —pregunta Pacioli, cruzándose de brazos—, ¿cuánto valen las especias que tienes en el almacén?
Marco mira la segunda cuenta T. —11,000 ducados. Compramos 15,000 y vendimos 4,000.
—¿Y cuánto inventario total tienes?
—19,000 + 11,000 + 8,000 = 38,000 ducados.
—Perfetto.Sin cuentas separadas, habrías tenido que revisar cientos de anotaciones para responder esas preguntas. Con el catálogo, la respuesta está ahí, esperándote.
Antes de despedir a Marco, Pacioli le deja cuatro reglas para mantener su catálogo:
• Un código, una cuenta.Nunca reutilices un código. Si cierras una cuenta, el código se retira. Si necesitas una nueva cuenta, asigna un código nuevo.
• El nombre debe ser claro.Cualquier persona (o fraile) que lea el nombre de la cuenta debe entender qué contiene, sin necesidad de explicación.
• Agrupa por familia.Los activos juntos, los pasivos juntos. Dentro de cada familia, ordena del más líquido al menos líquido (primero el efectivo, luego las cuentas por cobrar, luego el inventario).
• Evoluciona con el negocio.Si empiezas a comerciar con un nuevo producto, crea una cuenta nueva. Si una cuenta ya no la usas, márcala como inactiva. El catálogo es un documento vivo.
Marco sale del convento con su catálogo escrito en un pergamino doblado cuidadosamente dentro de su jubón. Al cruzar el Puente del Rialto mira las tiendas a su alrededor con ojos nuevos. Antes solo veía mercancías y monedas. Ahora vecuentas: cada tienda tiene su caja, su inventario, sus deudores, sus acreedores.
Pacioli tenía razón. El orden no es un lujo del contable meticuloso. Es la condición necesaria para que la información tenga sentido. Sin un catálogo, las anotaciones son solo números sueltos. Con un catálogo, cada número tiene un lugar, un tipo y un significado.
- Cuenta (Conto / Account)
- Categoría que agrupa movimientos del mismo tipo. Tiene un código, un nombre y una naturaleza (deudora o acreedora).
- Catálogo de cuentas (Piano dei conti / Chart of Accounts)
- Lista organizada de todas las cuentas de un negocio, clasificadas por tipo y codificadas numéricamente.
- Naturaleza deudora (Natura debitrice)
- Cuentas que aumentan con cargos (lado izquierdo): activos y gastos.
- Naturaleza acreedora (Natura creditrice)
- Cuentas que aumentan con abonos (lado derecho): pasivos, capital e ingresos.